Referentenportal

Informationen für Referenten

Anwesenheitspflicht

Für die Erstautoren von Postern und freien Vorträgen besteht Anwesenheitspflicht in den jeweiligen Sitzungen. In Ausnahmefällen ist die Vertretung durch die Co-Autoren möglich. Dies ist aber vorher anzumelden. Die DOG behält sich vor, Autoren, die ihr Poster unentschuldigt nicht aufhängen oder ihrer Sitzung unentschuldigt fernbleiben oder eine andere wichtige Verpflichtung im Rahmen des wissenschaftlichen Programms des Kongresses unentschuldigt versäumen, für den folgenden Kongress nicht mehr zu berücksichtigen.

DOG on Demand

DOG on Demand archiviert online die Beiträge des Kongresses und bietet die Möglichkeit, verpasste Vorträge oder Beiträge nochmals zu hören. Das Angebot beinhaltet jeweils die Folien und den O-Ton des Referenten, soweit dieser der Veröffentlichung zugestimmt hat. Die DOG bittet Autoren, bereits im Vorfeld des Kongresses zu überlegen, ob sie der Veröffentlichung zustimmen wollen. Es besteht weiterhin die Möglichkeit, bestimmte Teile des Vortrags davon auszunehmen, z. B. aus rechtlichen Gründen. DOG on Demand ist ein besonders wichtiges und nützliches Angebot für Teilnehmer. Die DOG ist allen Referenten daher sehr dankbar, die dieser Veröffentlichungsform zustimmen.

Einreichung von Vortragsfolien

Vortragsfolien können nur im Präsentationsformat MS Powerpoint (16:9) angenommen werden. Die Powerpointfolien können Grafik-, Audio- und Videodateien enthalten. Schriftarten sollten sicherheitshalber eingebunden werden.

Bitte beachten Sie, dass Diapositive und Overheadfolien nicht projiziert werden können.

Vor Ort wird im Estrel Berlin eine zentrale Medienannahme eingerichtet, in der Dateien mit Vortragsfolien abgegeben werden können. Dies sollte so früh wie möglich erfolgen, spätestens jedoch 2 Stunden vor Beginn der Sitzung, in der Ihre Präsentation gezeigt werden soll. Referenten der Morgensitzungen sind dringend angehalten, Ihre Daten bereits am Vortag einzureichen.

Die Möglichkeit zur Online-Einreichung von Vortragsfolien besteht ab Anfang September (ca. 4 Wochen vor Kongressbeginn) über eine entsprechende Webseite. Alle Referenten erhalten hierzu eine separate E-Mail von der Firma M Events Cross Media GmbH mit den Zugangsinformationen und Hinweisen zu Formaten und Codices. Bitte beachten Sie, dass sämtliche Vortragsfolien nach der Tagung unwiderruflich gelöscht werden!

Hilfe, Fragen und Auskünfte

Etwaige Fragen zu Einreichung und Technik senden Sie bitte per E-Mail an j.behrens@interplan.de. Vor Ort wenden Sie sich bitte jederzeit an die Mitarbeiter der Medienannahme oder an die Hostessen am Tagungscounter.

Kongresssprache

Kongresssprachen sind Deutsch und Englisch. Die Sprache der Vortragsfolien richtet sich nach der Vortragssprache. Für deutschsprachige Sitzungen bereiten Sie bitte die Folien in Deutsch vor, für englischsprachige Beiträge entsprechend in Englisch.

Mediacheck

Alle Vortragsfolien können in der Medienannahme nochmals überprüft und ggf. geändert werden. Das Personal in der Medienannahme steht hierfür gerne zu Ihrer Unterstützung bereit.

Posterausstellung & Postermaße

Angenommene Posterbeiträge werden thematisch zu Gruppen zusammengefasst und hängen jeweils einen Tag in der Posterausstellung.

Posterautoren müssen Ihre Poster am Tag der zugewiesenen Postersitzung in der Zeit von 7:00 Uhr bis 8:00 Uhr in der Posterausstellung anbringen und am selben Tag in der Zeit von 17:30 Uhr bis 18:30 Uhr wieder entfernen. Poster, die nicht bis 18:30 Uhr durch den Posterautor selbst abgenommen werden, werden vom Kongresspersonal entfernt und entsorgt.

Die in einer gesonderten Ausstellung ausgestellten „Poster of the Day“ (vgl. unter Ziffer 13.) werden von der Kongressorganisation nach dem Kongress ebenfalls entfernt und entsorgt bzw. können von den Autoren am Samstagabend selbst entfernt und mitgenommen werden.

Poster müssen in folgendem Maß erstellt sein:
90 cm breit * 120 cm hoch (Hochformat).

Klebematerial und personelle Unterstützung stehen vor Ort am Poster Helpdesk zur Verfügung.

Postersitzung

Postersitzungen finden von Donnerstag bis Samstag unmittelbar nach der Mittagspause von 13:45 – 14:45 Uhr ohne parallele Veranstaltungen, jeweils in Form von moderierten Kleingruppen, statt.

Dabei präsentieren die Posterautoren ihre Ergebnisse in einem 3-minütigen Vortrag. Die anschließende Diskussion wird von je zwei Moderatoren geleitet.

Autoren haben die Möglichkeit, Ihr Poster in Deutsch oder  Englisch zu verfassen.

Um sich ungestört auf die Inhalte der Postersitzungen konzentrieren zu können, gibt es für die Teilnehmer der Postersitzungen Kopfhörer sowie dazugehörige Empfänger, über deren Funkfrequenz die Vorstellung der jeweiligen Posterautoren empfangen werden kann. Das hierfür benötigte Equipment wird durch Personal an mehreren Stationen im Posterfoyer kostenfrei ausgegeben. Posterautoren haben sich daher frühzeitig vor Beginn der Postersitzungen in der Posterausstellung einzufinden. Nach Beendigung der Sitzung muss das technische Equipment umgehend beim Personal an den ausgewiesenen Stationen wieder zurückgegeben werden.

Poster of the day / Posterpreis

Die Moderatoren der jeweiligen Gruppe wählen pro Tag je ein „Poster of the Day“. Die ausgewählten Poster werden anschließend für die gesamte Dauer des Kongresses in einer gesonderten Ausstellung gezeigt. Die Posterpreisjury wählt aus den „Poster of the Day“ täglich jeweils die drei besten Poster aus, die mit einem Preis von Euro 500,– je Poster aus -gezeichnet werden. Die Verleihung der Preise findet am Sonntagmittag beim DOG-Farewell statt.

Präsentation Vorträge

Die Verwaltung, technische Bereitstellung und Betreuung aller digitalen Präsentationen erfolgt über die Firma M Events Cross Media GmbH. Sämtliche Projektionsdaten der Referate, Vorträge oder Kurzvorträge werden vor und während der gesamten Tagung digital und zentral erfasst und verwaltet. Der Vortragende ruft während der jeweiligen Sitzung seine Präsentation direkt am Rednerpult auf, die Projektion erfolgt ausschließlich über Beamer.

Dazu müssen sämtliche Vortragsfolien vorab eingereicht werden. Das ist entweder vor Ort mittels Datenträger (USB-Stick oder CD-ROM) oder vor dem Kongress online möglich. (s.u.)

Der Anschluss eigener Laptops ist aus technischen Gründen in den wissenschaftlichen Hauptvortragssälen nicht möglich.

Redezeit

Informationen zu der vorgesehenen Länge Ihres Vortrages erhalten Sie von den Vorsitzenden der entsprechenden Sitzung. Die für Ihren Beitrag vorgesehene Vortragsdauer entnehmen Sie bitte der Referenteneinladung. Im Interesse aller Teilnehmer und Referenten bitten wir Sie, die für Sie vorgesehene Redezeit genau einzuhalten, das Ende Ihrer Redezeit wird mittels eines optischen Signals angezeigt.

Bitte beachten Sie, dass sich die Projektion von Präsentationen in den freien Vortragssitzungen nach Ablauf der Redezeit automatisch abschaltet.